Digitale assistent MaaRtje: Minder administratie, meer tijd voor zorg 

Digitale assistent MaaRtje: Minder administratie, meer tijd voor zorg

Bij Beweging 3.0 brengen we technologie en zorg dichter bij elkaar met MaaRtje, een virtuele medewerker die administratieve taken van onze zorgprofessionals verlicht. Door deze slimme innovatie kunnen onze wijkverpleegkundigen meer tijd besteden aan wat écht belangrijk is: persoonlijke aandacht en zorg voor cliënten. Wijkverpleegkundige Ruben deelt zijn ervaringen met MaaRtje. Hij vertelt hoe deze virtuele collega zijn werk heeft vereenvoudigd en hem helpt om meer rust en focus te behouden in de zorg:

“In het begin dacht ik: Wat moet ik met zo’n robot? Maar nu kan ik me niet meer voorstellen zonder MaaRtje te werken!”

In het kort: wie of wat is MaaRtje?

MaaRtje werkt op basis van een technologie die routinematige taken overneemt (Robotic Proces Automation). Om deze hele aanpak minder robotachtig te laten voelen, hebben we het over een virtuele medewerker. We noemen haar MaaRtje, waarbij de 'R' verwijst naar 'Robot'. Je kunt haar zien als een soort maatje, die zonder klagen veel herhalende administratieve taken kan overnemen.

Hoe MaaRtje Ruben’s werk gemakkelijker maakt

Ruben is een van de wijkverpleegkundigen die met het bouwteam brainstormde over welke herhalende administratieve taken mogelijk overgenomen konden worden door een robot: "In het begin begreep ik niet helemaal wat MaaRtje inhield, het klonk erg technisch en niet meteen aantrekkelijk. Toch heb ik ‘ja’ gezegd om mee te denken, want minder administratieve lasten dat klonk toch wel aantrekkelijk. Ook al wist ik toen nog niet wat er allemaal precies mogelijk was.''
‘’Toen we eenmaal aan de slag gingen, bleek het een geweldige hulp te zijn en was ik verrast wat er mogelijk is. Voorheen moesten we bij elke cliënt zes à zeven administratieve handelingen uitvoeren om hen uit zorg te melden, nu zijn dat er nog maar twee. MaaRtje doet de rest, zoals het afsluiten van locaties en financieringsstromen, en het archiveren van zorgplannen en anamneselijsten.’’

Efficiëntie, minder frustraties en meer tijd voor zorg

‘’Het klinkt heel eenvoudig, die zes á zeven taken om een cliënt uit zorg te melden, maar voordat we met MaaRtje gingen werken, kregen we in het systeem vaak foutmeldingen. Bijvoorbeeld bij het loskoppelen van een locatie. En dan was ik zo tien minuten naar m’n scherm aan het staren om te zoeken waar de fout zat.’’
‘’Met MaaRtje zijn deze stappen geautomatiseerd in één bepaalde volgorde. Dit bespaart onze wijkteams zo’n 500 uur op jaarbasis, wat neerkomt op 45 minuten per team per week. Dit scheelt niet alleen tijd, maar ook een hoop frustratie en vermindert de kans op fouten.”

‘’Een ander voordeel is dat de afdeling zorgadministratie nu minder vaak hoeft na te bellen naar de teams, omdat bepaalde handelingen niet goed zijn uitgevoerd. Dit scheelt hen ook tijd, welke nog niet is meegenomen in de eerdergenoemde tijdsbesparing.’’

Wat voor voordelen ervaar je nog meer?

"Wat ik het meest waardeer aan MaaRtje is de rust en ruimte die het in mijn hoofd geeft. Voorheen kostten de administratieve taken veel headspace. Je moest continu denken van: ‘Oh ja dit mag ik niet vergeten, of hier moet ik nog aan denken’. Ik kan soms best chaotisch zijn en dit maakte het soms moeilijk om overzicht te houden.’’
‘’Nu hoef ik alleen nog maar de datum en reden van de uitzorgmelding door te geven en te checken of ik de verplichte vragen heb ingevuld. Vragen die je – als het goed is – al tijdens het zorgproces hebt ingevuld. Hierdoor kan ik me beter focussen op andere taken en de zorg voor de cliënten. Want als ik meer rust en ruimte heb in mijn hoofd, dan zit ik mentaal gewoon lekkerder in mijn werk.''
''Ik verwacht dat als MaaRtje meer van dit soort herhalende taken van ons kan overnemen, dit uiteindelijk nog meer mentale rust gaat opleveren. En je bij een cliënt nog meer in het moment aanwezig kan zijn en wel even langer kunt blijven zitten voor dat praatje.’’

Vervolgstappen en meer informatie

We blijven nieuwe functionaliteiten van MaaRtje ontwikkelen en gaan – naast de wijkverpleging – MaaRtje ook toepassen voor administratieve taken binnen onze woonzorglocaties. Daarnaast zijn we al met verschillende andere zorgorganisaties onze ervaringen en expertise aan het delen. Dit sluit naadloos aan op onze Koers 2028, waarin integrale samenwerking in de regio een van de belangrijke speerpunten is. Wil je als zorgorganisatie ook meer weten over MaaRtje? Neem contact op via saskia.denhartog@beweging3.nl. Wil je bij ons werken? En ook gebruik maken van zo’n handige virtuele assistent die jouw administratieve lasten verlicht? Ga naar werkenbijbeweging3.nl.